印心耕讀

存貨管理》時效商品 最好先進先出

【經濟日報/記者徐谷楨報導/20080202】


包括便利商店、服飾店、手機通訊行等行業，大都會有很多存貨，因此業者一定要注意存貨管理；但除非是老闆親自出馬、天天盯著看，若是聘請員工顧店，業者最好把存貨資料輸入電腦建檔管理，不然有時候東西被私下拿走，也不易發現。

不過，雖有電腦建檔，也有可能會打錯資料，因此還是需要「定期盤點」，確認實際存貨數量是否與帳面紀錄相符。很多人都是在盤點時，才發現商品不見，這就是所謂的「盤虧」。透過每周、月、季定期盤點，可以及早發現，「洞」才不會愈來愈大。

如果盤點時才發現少了商品，這項「盤損」在帳上就要記錄為一筆損失。但若盤點結果是東西「多出來」，也就是「盤盈」，帳上也要列為一筆收入。只要內部管理得當，發生「盤損」或「盤盈」的機會就會減少。


話說回來，只要是還沒賣出去的商品，就都叫做存貨；部分商品在店中展示，部分則放在倉庫裡，而倉庫裡的存貨進出，即是「入庫」和「出庫」，這兩者都應該紀錄，業者都要做好內部控制，不能鬆懈保管、把關的動作。


舉例來說，倉庫取貨的程序必須符合規定，例如取得主管簽名批示才能放行，否則拿兩件記成一件，或輕易讓不相干的人拿走，卻沒有任何紀錄，這些人為疏失都會導致存貨愈來愈少、侵蝕獲利。


其次，為了效率和方便，除非只賣單一商品，存貨都應該「分類管理」，分門別類地編號。進行編號有個好處，可以很快看出那個編號的存貨較多或少，進而得知該商品銷售情況的好壞，做為下次採購、進貨的依據。


一般來說，賣得快、賣得好的商品，表示市場需求量大；為避免發生供不應求、缺貨等情形，存貨的數量可以增加。但賣得不好的商品，存貨不易消化，建議停止或減量採購，以免存貨變「呆」貨。


另外，有些存貨如食品或藥物及具有時效性的商品，還要特別注意期效問題，最好採「先進先出」方式，也就是愈早採購進來，就愈先賣給顧客，以免產生過期的商品不能賣，浪費成本。


其實各行各業都有存貨管理的標準作業程序（S.O.P），但必須看是否有執行力、可以徹底落實。除了餐飲業因牽涉到食材的運送、料理數量的拿捏，存貨管理會較複雜外，一般買賣業如批發、零售商的存貨管理，都可循這些重點進行，可減少不必要的損失。