印心耕讀

〈金融海嘯後的省思〉 啟動「人力盤點」 企業改革4部曲

文／鄭夙娟 圖／奇亞


「景氣差，正是改革時機」。對於在太平盛世所建立的龐大組織及過剩的人力，此時正是最好的省思時機；企業趁此實施人力盤點以控制人力資源成本，已成為當務之急。而人力資源的整合亦必須仰賴人力盤點機制，方能達到組織、職務功能、人員三者的最適規模。


首部曲／審視企業目標（Goal Setting）

‧Tip：對企業體而言，當「開源」已成為一段不可預知的漫長等待，著眼於人力成本的「節流」之道，似乎更為務實。

當政府的信心喊話已失去作用時，企業要做的不是重建信心，而是提出務實有效的措施，然後說到做到。現在高喊「企業願景」已是不切實際的作法，如何「開源節流」才是根本的解決之道。

開源，應當是提出因應經濟環境及社會所需的產品，面對消費力減落的同時，唯有重視服務才能物超所值；而節流，則是節省下不必要的開支，讓每項費用都能效率地運用。

俗話說的好：「由簡入奢易、由奢入簡難」，太平盛世時，一份工作讓三個人做，皆大歡喜；但在經濟不景氣的年代，一個人做三人份的工作，沒得抱怨；因為多的是有能力找不到工作的人在等著呢！如今，每家企業的首要目標都是「節省成本」努力度過難關，而「人力成本」通常會是被第一個拿來考量的項目。


二部曲／重整組織架構（Organization Restructure）

‧Tip：人多不一定好辦事，將對的人放在對的位置、做對的事，才是健全組織的最根本法則。

想要健康而有效的節省人力成本，應就「組織面」來思考，並以企業目標為依據，才能設計最適合的組織架構、最合理的工作內容、以及最有彈性的人員配置──達成組織的最適規模（Right-Size）。

在這個蕭條的年代，我們可以發現，常被拿來歌頌的明星企業，幾乎都不是大型的組織，而是小而美的品牌企業。就因為小，所以向來就沒法有充裕的資金營運，反而練就了度過經濟危機的本事；人事的精簡，反而增加了流程的效率；組織的扁平，反而沒有了官僚的怠惰。相對於擁有龐大資本的企業理所當然的成就，沒有贅肉的成功企業，令人更加敬佩。


三部曲／分析職務內容（Job Description）

‧Tip：當我們已經知道自己的盒子有多大，就要好好清點「什麼」才是該留下來的「寶貝」。

有了明確的目標及精簡的組織架構之後，才能真正進入人力盤點的精髓。根據更新的組織架構，設計一份整合工作分析與職務說明書，讓每一個職務功能都能一目瞭然，並進而在分析的過程中達到流程改善及效率化的目的，才是人力盤點的真正目的與效果。

企業裡的每個人，都該擁有一份清楚的職務說明書，用以清楚地界定個人的職務內容、對企業組織的價值、以及擔任此項職務的條件。這是在混沌的年代中最能釐清真相的方法，白紙黑字雙方認證的文件，是所有決擇的依據，也是讓被選擇者清楚瞭解為什麼的最重要依據。


四部曲／決定淘汰冗員（Redundancy）

‧Tip：企業體進行減肥時，只消除不必要的脂肪，而非惡意節食，造成營養失衡。

人力盤點是徹底檢查全身脂肪，進行塑身，一次消除多餘的脂肪（不合理的勞動成本），而不是盲目的減肥或是數字化地以一個數字來決定裁員人數的Down-Size。

當你擁有的比能放入盒子的還多時，就是要有所取捨的時候，而取捨之間一定是留下對自己有用、有價值的，而那些因為一時衝動、情緒化的決定或不知如何處理而被留下來的就是該淘汰的。

很多人在被資遣時，都不明白為什麼會是自己？而每一次面試時，問及為什麼被資遣時的統一答案，不外乎就是「公司出現財務危機」、或是「組織縮編」，或許這真的是理由，但，為什麼公司或是部門還在，被資遣的人卻是你而不是別人？如果自己都不願面對事情的真相，下次被資遣的可能還是你！


人力盤點的真義

人力盤點主要的目的在於瞭解企業本身的人力資源成本是否合理？人力資源的運用是否符合經濟效益？是否符合經營所需？能否達成組織目標？進而幫助企業走過這一次的世紀大災難。

若假手他人，在專業層面上也許能有更精確的數字化為數據以供參考，或是有更科學化的工具可以利用以節省人力成本及時間，但，畢竟這些專家不是員工，不免令人懷疑是否能清楚地瞭解企業文化的精髓。

借重專家的建議，必然有其需要性，但，減肥還是要靠自身的堅持與努力，不然就只是花錢找罪受而已。